根据《中华人民共和国行政许可法》、《公证程序规则》、《广东省司法厅关于全面推行法律服务“双随机一公开”监管工作的通知》（粤司办﹝2017﹞596号）、《关于印发<潮州市司法局关于推行“双随机一公开”规范事中事后监管的实施方案>的通知》和《关于印发<潮州市司法局2018年“双随机一公开”抽查工作计划>的通知》等规定，我局开展了2018年公证机构“双随机一公开”抽查工作，现将有关情况公示如下：

一、开展检查工作过程

2018年6月19日上午，在局政治处的监督下，我局相关工作人员采用乒乓球抽号的方式，从《潮州市2018年度法律服务机构检查对象名录库（公证处）》中，随机抽取广东省潮州市韩江公证处（下称韩江公证处）作为此次检查对象，再从《潮州市司法局执法检查人员名录库》中，随机抽选刘泽鹏（行政执法证号：U233359）为此次带队领导，詹燕晖（行政执法证号：U152996）、张文生（行政执法证号：U153044）作为此次执法检查人员，抽取全过程通过执法记录仪进行录像。6月19日下午，我局向韩江公证处发送《潮州市司法局关于配合做好2018年“双随机一公开”监管工作的通知》。6月22日，我局收到韩江公证处提交的自查报告。7月3日上午，我局派出经随机抽取的执法人员前往韩江公证处进行实地检查，检查过程由工作人员通过执法记录仪进行全程录像。

二、检查情况和结果

经书面和实地检查，韩江公证处基本情况如下：

（一）公证处机构保持法定设立条件情况

韩江公证处现有公证员5名（含主任1名），公证员助理3名，其他人员4名，办公面积约200平方米，组成人员、场地、资金均能保证公证机构正常开展公证活动，符合法定设立条件。

今年三月份，市司法局已组织实施了2017年度公证考核，韩江公证处被评定为合格等次，公证员余文玉被评为优秀，其他4名公证员均为合格。

（二）公证机构和公证员的执业情况

2018年上半年，韩江公证处共办理证件1335余件，其中国内民事979件，涉外民事356件。该处于今年3月收到复查申请1件，经复查后撤销了该公证书，已在网上公告并报省公证协会备案。公证员基本能按照程序进行办证。

目前，公证服务费均按照政府指导价执行，由收费员统一收费并开具发票，收费票据附档存放。

存在问题：

1、无值班公证员公示牌，群众前来咨询无明确指引。

2、经查阅韩江公证处3-5月份重点工作督察报表，发现出证进度明显滞后，出证率低下：3月份受理250件，出证89件；4月份受理238件，出证64件；5月份受理311件，出证99件。

3、通过随机抽取办结证件档案查阅，发现受理通知单无申请人或其代理人签收回执，经现场询问公证处负责人，发现该处仅将受理通知单附档，没有发送申请人；对材料不齐全的申请，没有实现一次性告知并出具材料补正清单；不予办理公证的决定，没有书面通知当事人或其代理人。

4、通过查阅档案及查看办证管理系统发现，有的证件没有在拟出证日期出证，且审批退件率高，多数审批退件理由为补充材料，没有做到“放管服”改革中一次性告知的要求。

整改建议：

1、设置值班公证员公告栏，咨询台至少保证1名值班公证员接受群众咨询。

2、根据司法部关于公证“放管服”改革要求，实行公证事项证明材料清单制，确有必要由当事人提供的证明材料，要在办理公证前一次性告知清楚，降低审批退件率，提高出证率。

3、严格遵守《公证程序规则》规定，公证处在受理公证申请后，应当向申请人发送受理通知单，申请人或其代理人应当在回执上签收；对材料不齐全的申请，应当一次性告知并出具材料补正清单；对不予办理公证的，应当书面通知当事人或其代理人。

4、严格遵守公证办证期限规定，大幅度提高公证出证效率，尽可能减少审批退件，确保在规定期限内出证。根据《公证程序规则》第三十五条，对符合规定的公证申请事项，应当自受理之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。确有需要向异地公证机构核实的，应当依据《公证程序规则》第三十三条要求，向异地公证机构出具委托核实函，并在一个月内完成核实。

（三）内部管理情况

经现场检查，公证机构和公证员执业信息、收费标准、办证程序、办事指南、投诉监督电话、执业纪律等均有上墙公示。目前已制定了印章使用管理、专用水印纸管理、财务管理、服务承诺等制度，建议建立重大、疑难公证事项集体讨论制度及公证复查制度。

三、检查处理情况

按照有关规定，我局将检查情况和结果依法公开，并通知市公证管理部门，同时将发文要求韩江公证处就检查中发现的问题进行限期整改，并通过“回头看”方式，查看整改落实情况，整改报告将予以公开。

潮州市司法局  

2018年7月5日