关于印发《潮州市住房保障档案管理办法》的通知
2020-02-11 16:56
来源：潮州市住房和城乡建设局文件
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各县、区人民政府（管委会），市房管局：
为加强住房保障档案管理制度建设，规范住房保障档案管理工作，我局制订了《潮州市住房保障档案管理办法》，经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
潮州市住房和城乡建设局
2013年10月16日
潮州市住房保障档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强和规范住房保障档案管理，确保其完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《住房保障档案管理办法》和住房保障政策法规，结合我市住房保障工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称住房保障档案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括纸质、电子两种形式档案。
第三条 住房保障档案应当真实完整记录住房保障实施情况，全面客观反映住房保障管理状况。
第四条 住房保障档案管理工作与住房保障管理工作实行同时布置、检查、验收。
第五条 市、县房地产管理部门负责本地区内住房保障档案的收集、整理、归档、保管、利用和移交等工作。市住房保障主管部门负责对全市住房保障档案管理工作进行指导、监督和定期检查。
第六条 市、县房地产管理部门要配备适应工作需要的专（兼）职住房保障档案管理工作人员。住房保障档案管理人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务专业知识和技能，具体职责是：
（一）熟悉我市住房保障管理的政策法规，掌握档案管理专业知识，执行住房保障档案管理政策法规和档案业务技术规范，遵守档案保密规定；负责对实施住房保障过程中形成的文件材料进行收集、整理、归档、统计、利用、销毁等工作，确保档案的完整。
（二）及时组卷归档，归档前检查重要资料是否遗失、残缺、规范，并与工作人员做好交接登记。
（三）建立健全档案总目录、案卷目录；科学分类，陈列有序；维护档案信息，提供档案利用。
（四）对申请家庭年审情况和申请人申报的变化情况等材料及时予以补充，实现档案动态管理。
（五）注意防潮、防火、防虫。保持库房内柜架、卷宗洁净，空气流通，确保档案安全。
（六）按要求参加业务培训、继续教育和技能考试，提高业务能力。
（七）维护档案信息安全，遵守档案保密规定，提高档案管理服务水平。
档案管理人员专业技术职务任职资格评审、岗位聘任等按照有关规定执行。
第七条 市、县房地产管理部门应配备符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—2000）的专用库房，配置必要的办公设备和防盗、防火、防渍、防尘、防高温、防有害生物等设施设备，确保档案安全；无法配备符合设计规范的专用库房的，应及时向配备有专用库房的城建档案馆移交档案。
第八条 市、县房地产管理部门统筹安排档案管理经费，确保足额到位，并严格按规定用途使用，不得挤占、挪用。
第二章 归档范围
第九条 住房保障档案分为住房保障对象档案和住房保障房源档案。纸质档案应当同步建立电子档案。各类住房保障档案之间应当彼此关联，相互印证。
第十条 住房保障对象档案指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料，收集归档范围为：
（一）申请材料。包括申请书，申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况证明，诚信申报记录等相关材料；
（二）审核材料。包括审核表，审核部门对申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况等审核记录；
（三）实施保障材料。包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料；
（四）动态管理材料。包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料，不良信用记录及违规行为查处材料，变更或者终止保障等动态变更材料。
第十一条 住房保障房源档案指已分配使用的保障性住房的档案材料，收集归档范围为：
（一）基本情况材料。包括房屋来源和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料；
（二）使用管理情况材料。包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴，房屋购置人、购置价格、产权份额，租售转换、上市交易，房屋入住、退出交接手续等情况记录材料。
（三）建设过程部分材料，包括项目前期各项审批手续及相关图纸资料，账目及资金使用情况，项目招投标合同、协议，项目竣工及后期管理等相关材料。通过收购方式筹集的保障性住房，应保留收购协议等相关材料。
第十二条 住房保障电子档案指住房保障管理工作中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件。收集归档范围为：
（一）纸质档案形成的电子文档。包括住房保障对象和住房保障房源纸质档案的电子化文档；
（二）住房保障管理信息系统的生成文档。包括住房保障管理信息系统运行中生成的文本文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件等电子文档。
电子档案与相应纸质档案的内容应当保持一致。内容不一致时，以纸质档案为依据进行认定调整；对纸质档案材料存有疑义的，由住房保障主管部门组织核查鉴定后进行认定调整。
第三章 归档管理
第十三条 住房保障对象档案按照“一户一档”的原则，根据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申请人获得住房保障后三个月内完成归档。
住房保障对象动态管理材料应当定期归入原档，或者根据工作需要单独立卷归档，并与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。
第十四条 住房保障房源档案按照“一套一档”的原则，根据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情况、使用管理情况登记表格，在房屋分配使用后三个月内完成归档；成套房屋应当按套建立档案，宿舍应当按间建立档案。
住房保障房源使用管理情况的动态变更材料应当定期归入原档，或者根据工作需要单独立卷归档，并与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。
第十五条 住房保障档案归档文件应为原件，内容必须真实、准确，与住房保障工作实际相符。归档文件的质量应符合下列规定：
（一）归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张；
（二）归档文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；
（三）计算机输出文字和图件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机；
（四）归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备；
（五）归档文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面，超过A4幅面的纸张归档整理时应折叠为A4幅面大小；图纸宜采用国家标准图幅，并折叠为A4幅面大小；
（六）归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷（册、盒）。
第十六条 电子档案应当根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）等归档保管。
（一）市、县房地产管理部门应规定电子文件归档时间、范围，保证归档电子文件的质量。
（二）电子档案形成单位应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
1、从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
2、建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制，设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
3、对电子文件采用防错漏和防调换的标记。对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
4、通过网络管理的，还须做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。
（三）各种不同类别电子文件的储存要采用通用格式，通用格式应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）的规定。电子文件的归档时，应连同相关软件、技术措施一并归档，并注明技术环境。
（四）电子档案储存载体应为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用移动硬盘、U盘、软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（五）电子档案一式三套，一套封存保管，一套供查询利用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
市、县房地产管理部门应为电子档案的保管配备专用的数据存储设备，脱机电子档案存放环境应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）的规定。
第十七条 住房保障文书档案资料、会计档案资料及其他具有保存价值的档案资料，应当按照相应档案管理规定及时立卷归档。
第十八条 对档案政策法规规定应当立卷归档的材料，必须按规定整理、立卷、归档管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
各有关单位形成的住房保障材料应每年向市、县房地产管理部门归集，市、县房地产管理部门对归集的档案材料进行查验，确保其符合档案管理要求；接收档案材料时必须办理交接手续，交接双方必须根据档案移交目录核对，核对无误后在移交书上签名盖章，移交书一式两份，一份移交单位保存，一份接收单位保存。
第十九条 市、县房地产管理部门应定期对已归档的住房保障档案进行检查，发现档案毁损或丢失的按规定采取补救措施。对所保存的电子档案必须进行定期检测及抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施。每年对电子档案的读取、处理设备更新情况进行一次检查登记，设备环境更新时应确认库存载体与新设置的兼容性，如不兼容，必须进行载体转换。
第二十条 市、县房地产管理部门应当对住房保障档案进行编目，编制不同种类档案相互关联的检索工具，建立档案信息检索与管理系统，做好档案的接收、保管、利用、移交等情况记录，做到保管妥善、存放有序、查阅方便。
第二十一条 住房保障档案管理机构的隶属关系及档案管理人员发生变动，应当及时办理交接手续。
第二十二条 纸质的住房保障对象档案保管期限，在住房保障期间顺延至终止住房保障后为长期；纸质的住房保障房源档案保管期限为永久。住房保障电子档案保管期限为永久。
第二十三条 市、县房地产管理部门应当定期开展档案鉴定销毁工作。由档案管理、业务部门等相关人员共同组成鉴定组，按照国家档案鉴定销毁的规定，对住房保障档案进行鉴定销毁，销毁档案的目录应当永久保存。禁止擅自销毁处理档案。
第四章 信息利用
第二十四条 市、县房地产管理部门应当依法建立住房保障档案信息利用制度，利用住房保障档案信息，为住房保障申请、审核、分配、复核、退出等管理工作服务，为房屋管理、使用、维护提供依据，为住房保障管理信息系统建设提供支持。
第二十五条 市、县房地产管理部门应当依法建立住房保障档案信息公开和查询制度，规范公开和查询行为，依法保障住房保障对象的合法权益。
第二十六条 住房保障档案信息公开、利用和查询中涉及国家秘密、个人隐私和商业秘密的，应当严格执行法律法规的保密规定。查询、利用所获得的档案信息不得对外泄露或者散布，不得不正当使用，不得损害住房保障对象的合法权益。
第五章 监督管理
第二十七条 市、县住房保障主管部门应当切实履行职责，对住房保障档案管理工作进行监督检查，对违法违规行为责令限期改正。
第二十八条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府住房保障主管部门、有关主管部门对责任人员，依照《中华人民共和国公务员法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规给予处分；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任：
（一）不按规定归档的；
（二）涂改、伪造档案的；
（三）擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或者转让档案的；
（四）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失或丢失的；
（五）其他违反档案管理法律法规的行为。
第二十九条 任何单位和个人有权对违反本办法规定的行为进行检举和控告，有关部门应当依照职责及时核查处理。
第三十条 对在住房保障档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，按照有关规定给予表彰奖励。
第六章 附 则
第三十一条 本办法自颁布之日起施行，有效期5年。
